Caso fictício: Evento Nacional de Empreendedorismo
A Associação de Jovens Empreendedores do Brasil decidiu realizar o InovaBrasil 2025, um evento nacional de empreendedorismo que reuniria palestrantes renomados, rodadas de negócios, workshops e feira de startups, com o objetivo de atrair mais de 2 mil participantes e fortalecer a imagem da associação no cenário nacional. O projeto foi liderado por Paulo Pontes, gerente de projetos, que enfrentou desafios significativos ao longo da execução.
Durante a fase inicial, enquanto o comitê de marketing buscava ampliar o alcance do evento com palestrantes internacionais, a equipe financeira demonstrava interesse na redução do orçamento original. Paulo precisou intermediar as discussões e ajustar as reuniões de alinhamento, optando por enviar relatórios de forma segmentada para cada área, visando reduzir conflitos.
Faltando duas semanas para a realização, um diretor externo ao comitê solicitou alterações no cardápio e os fornecedores do coffee break, levando à necessidade de renegociação de contratos e ajustes nos pagamentos. Nesse período, também ocorreram solicitações adicionais por parte do comitê de marketing, como a inclusão de novos workshops e apresentações culturais. O gerente do projeto realizou a inclusão dos pedidos adicionais sem uma análise formal dos impactos no cronograma e na equipe, o que gerou questionamentos do Sponsor do projeto que alegou não ter autorizado essas inclusões.
Para o som e iluminação do evento foram contratados fornecedores sem compatibilidade com o espaço do evento, o que levou a adaptações de última hora e alguns problemas no som. Em paralelo, o site oficial do evento foi publicado com a programação ainda sujeita a alterações visto que o time de tecnologia não foi informado que o time de marketing ainda estava finalizando a programação, resultando em ajustes posteriores que geraram insatisfação de alguns inscritos.
Outro imprevisto surgiu quando uma das palestrantes internacionais teve o voo cancelado na véspera do evento, e não havia substituto preparado. Paulo precisou reorganizar a programação de forma emergencial para preencher a lacuna. Além disso, alguns fornecedores responsáveis pela montagem da feira de startups atrasaram a entrega de equipamentos por falta de acompanhamento mais próximo.
Apesar dos desafios, o evento foi realizado e recebeu avaliações positivas do público presente. Entretanto, o orçamento inicial foi ultrapassado, parte das mudanças ocorreu sem aprovação formal e a equipe enfrentou sobrecarga nos dias que antecederam a execução, o que causou uma insatisfação do Sponsor com o Gerente do Projeto.
Vamos lá!
Com base no texto de apoio, considerando o Caso fictício: Evento Nacional de Empreendedorismo e os estudos sobre Gestão de Projetos:
- Identifique no mínimo três (3) itens que não ocorreram no formato mais adequado durante a condução do projeto e que resultaram na entrega descrita.
- Em seguida, para cada problema identificado, apresente ao menos uma (1) solução, de acordo com as práticas de gerenciamento de projetos e de gerenciamento do escopo.
